Tutti i catalogatori della RBB e RBC al momento del loro ingresso ricevono dall’Ufficio Biblioteche l’account per poter accedere al programma Clavis.
Ogni account è standardizzato nella forma nome.cognome ed è identificativo della persona e solo lei può usarla.
Se un operatore lavora in più Centri operativi gli sarà assegnato un nominativo per ogni CO nella forma cognome.nome.sigla del sistema
Le sigle che identificano i Sistemi sono:

  • b = centro operativo Bassa Bresciana Centrale
  • c = centro operativo Sud Ovest Bresciano
  • e = centro operativo Brescia Est
  • h = centro operativo Sistema Bibliotecario Urbano
  • o = centro operativo Ovest Bresciano
  • s = centro operativo Nord Est
  • t = centro operativo Valle Trompia
  • v = centro operativo Valle Camonica
  • z = centro operativo della Provincia di Cremona

Livelli di catalogazione
Ogni operatore attivo in Clavis riceve, al momento dell’accreditamento, un livello di catalogazione. 
I livelli presenti in Clavis sono: REC, MIN, MED, MAX, SUP, LAV e AUF.
L’Ufficio Biblioteche ha stabilito, ai fini della correzione e manutenzione del catalogo, di rendere attivi i livelli distinguendo tra operatori del ccp e dei co.
In linea di massima ai catalogatori del ccp è assegnato il livello più alto (AUF) così da permettere loro di poter intervenire su qualsiasi notizia e/o authority presente in catalogo. Per gli operatori dei co è invece previsto il codice di livello MAX, in questo modo possono intervenire su tutto il materiale pregresso, ma non possono modificare notizie e/o authority alle quali sia stato assegnato un livello di catalogazione superiore a quello a loro attribuito.   
Inoltre, per tutti coloro che iniziano la loro esperienza lavorativa o addetti alle sole operazioni di filtro presso i co è prevista l’assegnazione del livello MIN.

Centro di catalogazione provinciale (CCP)
Gli operatori che lavorano presso il CCP hanno il compito di catalogare le novità (librarie e multimediali) acquisite dalle biblioteche afferenti alla RBB, dopo che i centri operativi hanno provveduto alle operazioni di "filtro".
Per le Biblioteche speciali il CCP assume i compiti di un vero e proprio centro operativo di riferimento, pertanto ha l’incarico sia di filtrare che di inserire i documenti provenienti dalle suddette biblioteche.
Libri e materiale multimediale saranno catalogati in base all’ordine d’arrivo, ma per una maggior logica produttiva e al fine di garantire una più rapida resa del materiale, sarà data priorità alle seguenti categorie di documenti:

Materale a stampa

  • libri de La Vetrina delle novità editoriali per bambini e ragazzi, per favorire l’esportazione da parte dei CO in tempi più brevi
  • libri per bambini e ragazzi in arrivo dalle biblioteche
  • testi letterari, guide turistiche, copie doppie, volumi di enciclopedie, testi di manualistica e biografie che comportano una trattazione più veloce
  • libri dell'Acquisto centralizzato deella saggistica

Materiale multimediale

  • copie doppie e film doppi anche se di edizioni differenti
  • film già presenti in catalogo che richiedono una duplicazione
  • tutte le opere in più volumi i cui livelli generali sono già presenti in catalogo e che non richiedono un trattamento semantico: es. serie TV delle quali esiste in catalogo il livello generale ed il primo volume, man mano che arrivano i volumi successivi si inseriscono subito.

A questo punto i catalogatori procedono nel lavoro di inserimento ex novo nella banca dati.
Attenzione: è di esclusiva competenza dei catalogatori del CCP l’inserimento di:

  • nuove collezioni
  • editori nuovi
  • nuovi autori letterari
  • produzione editoriale per bambini/ragazzi e giovani adulti.

Manutenzione banca dati
E’ riservato ai catalogatori del CCP il lavoro di controllo sulle voci di autorità.

Centri operativi (CO)
Catalogazione

Gli operatori che lavorano presso i CO hanno il compito di trattare tutto il materiale (librario e multimediale) delle biblioteche afferenti al Sistema bibliotecario di appartenenza.
I CO catalogano il patrimonio delle biblioteche distinguendolo tra novità e pregresso ed hanno specifiche competenze sia per l’uno che per l’altro.

Novità
Per quanto riguarda le novità i CO devono:

  • esportare (tutto il materiale): ricercare il documento in catalogo e, una volta individuato, procedere all’attribuzione dei dati gestionali della singola biblioteca
  • inserire (solo i libri): si procede a catalogare ex novo le seguenti tipologie di libri:
    • classe 800 Letteratura e retorica, purché:
      • appartengano ai generi letterari poesia, letteratura drammatica e narrativa e non siano delle raccolte
      • l’autore sia già presente in catalogo con l’indice di classe che lo identifica
      • l’editore e la collezione siano già presenti in catalogo
    • opere in più unità descritte in catalogo come pubblicazioni in un’unica unità:
      • si redige un nuovo record bibliografico
      • si invia una segnalazione all’Ufficio Biblioteche comunicando il numero identificativo sia della vecchia che della nuova notizia; l'Ufficio provvederà a bonificare la situazione in catalogo
  • duplicare (solo libri): si procede a catalogare mediante duplicazione le seguenti tipologie di libri:
    • letteratura: tutti i generi letterari purché l’editore e la collezione siano già presenti in catalogo
    • saggistica: tutte le opere di saggistica purché l’editore e la collezione siano già presenti in catalogo
  • inviare al CCP (tutto il materiale): tutti i documenti non presenti in catalogo che non rientrano nelle tipologie di inserimento e/o duplicazione sopraelencate. Le pubblicazioni per bambini e ragazzi sono da inviare tutte al CCP anche se in catalogo sono presenti altre edizioni.

Pregresso
Tutto il materiale documentario pregresso delle biblioteche è di esclusiva competenza dei CO.

Doni
I documenti ricevuti dalle biblioteche per dono o lascito sono di esclusiva competenza dei Centri operativi.

Manutenzione banca dati, comunicazioni e invii all'Ufficio Biblioteche
Gli operatori dei centri operativi collaborano nella manutenzione del catalogo, relativamente a qualsiasi record, livello catalografico permettendo:

  • correggendo gli errori di battitura e/o ortografia
  • integrando elementi mancanti nella descrizione bibliografica, solo dopo aver effettuato il controllo
  • aggiornando e/o correggendo il record d’autorità autori
  • aggiungendo gli opportuni rinvii e richiami alle authority
  • adeguando l’indice di classificazione da 21° a 22° edizione e aggiornare il campo per collocazione da 13° a 14° edizione, solo in fase di inserimento.

In particolare

  • riferito ai record d'opera:
    • in fase di duplicazione creano, se non presente, il record d'opera e lo legano alle altre edizioni presenti in catalogo fino a 10; se sono di più, creano il record d'opera, lo legano alla loro manifestazione e comunicano per il recupero
      • intervenendo sulle manifestazioni già in catalogo per legare il record d'opera, cancellano dalle stesse i legami già presenti all'opera
      • attenzione: non vanno creati TCU (Titoli collettivi uniformi), di esclusiva competenza del CCP
    • se il documento che stanno inserendo ex-novo o duplicando rappresenta un'opera che ha una relazione con un'altra opera presente in catalogo, creano la relazione appropriata tra le due opere; se manca il record d'opera a quanto già presente in catalogo, lo comunicano;

I CO devono inoltre comunicare:

  • abbassamento di edizione: inviare una mail con i dati della notizia precedenti e successivi all’abbassamento di edizione (identificativo della notizia, numero di edizione e data di pubblicazione/stampa) (esempio: id. n. xxxxxxx, abbassata edizione da 4. ed. 2018 a 2. ed. 2015)
  • accorpamenti e scorpori di edizioni: inviare una mail segnalando i documenti da accorpare o scorporare
  • correzioni varie: comunicare (per telefono o via mail) qualsiasi intervento di correzione che richieda molto tempo di esecuzione
  • descrizione a più livelli vs descrizioni ad un unico livello: inviare una segnalazione all’Ufficio Biblioteche comunicando il numero identificativo sia della vecchia che della nuova notizia;

Riferimenti dell’Ufficio Biblioteche
In caso di dubbi, chiarimenti o segnalazioni contattare Laura Canziani (lcanziani@provincia.brescia.it - 0303748983)
 
Si ricorda inoltre che:
per facilitare lo scambio informativo e la condivisione delle scelte, si invitano tutti i catalogatori ad usare la lista catalogatoriclavis.
Chiunque non sia iscritto deve inviare una mail a mbricco@provincia.brescia.it